Apa Itu Smart Office Dan Manfaatnya

Apa Itu Smart Office Dan Manfaatnya

Ketika kita berbicara tentang kantor modern, biasanya kita memikirkan hal-hal seperti ruang terbuka, tanaman hijau, pencahayaan alami, atau furnitur terbaru.  Memang benar, tetapi lingkungan kerja fisik tidak cukup untuk membuat kantor modern disebut pintar.

Apa itu Smart Office ?

Smart Office atau Kantor cerdas adalah tempat kerja di mana teknologi modern dimanfaatkan untuk membantu karyawan bekerja lebih cerdas, lebih baik, dan lebih cepat.

Ini dapat dicapai dengan meminimalkan rintangan bagi karyawan.  Dengan menghilangkan tugas kasar dan hambatan yang tidak perlu seperti aktivitas yang menghabiskan waktu dan energi dari tenaga kerja. Solusi kantor cerdas memungkinkan karyawan fokus pada hal yang benar-benar penting.

Biasanya, solusi kantor cerdas terdiri dari rangkaian teknologi yang terhubung dengan karyawan, gedung, dan infrastruktur TI yang ada untuk mencapai tujuan.

 Manfaat Smart Office

Smart Office merupakan pergeseran paradigma jika dibandingkan dengan kantor tradisional.  Perubahan ke tempat kerja yang lebih terhubung dan ditingkatkan secara digital akan membuat hidup lebih mudah bagi berbagai macam orang di tempat kerja.

Berikut adalah beberapa manfaat dan alasan paling umum mengapa perusahaan beralih ke Smart Office.

 Meningkatkan Produktivitas

Salah satu alasan paling populer untuk menerapkan solusi kantor cerdas adalah untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.  Ini sangat sederhana: misalnya, dengan mempermudah melakukan tugas-tugas kasar seperti mencari dan memesan ruang rapat, lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk aktivitas non-kerja.

Penggunaan Ruang Kantor Yang Lebih Baik

Hampir 30 persen ruang rapat yang dipesan tidak digunakan lagi.  Dengan mengidentifikasi ketidakhadiran, dan memprediksi potensi ketidakhadiran, solusi kantor cerdas dapat menghilangkan ketidakhadiran dan mengosongkan ruang.

Meningkatkan Kolaborasi

Solusi kantor cerdas seperti dapat memudahkan karyawan untuk bertemu dan menemukan ruang untuk rapat dadakan.  Sebuah organisasi di mana kolaborasi didorong lebih mungkin untuk memanfaatkan kreativitas dan kecerdikan tenaga kerjanya.

Memaksimalkan Pemanfaatan Ruangan

Bagaimana sebuah tempat kerja dimaksudkan, dan bagaimana tempat itu sebenarnya digunakan adalah dua hal yang berbeda.  Solusi kantor cerdas dapat membantu manajer memahami ruang atau konfigurasi kantor mana yang paling atau paling tidak populer.  Data ini dapat mendorong keputusan untuk meningkatkan tempat kerja.

Menarik dan Mempertahankan karyawan

Dengan menyediakan solusi kantor cerdas modern, perusahaan dapat memberikan pengalaman karyawan yang membantu menarik dan mempertahankan karyawan.

Meningkatkan Kesejahteraan Staf

Ketika staf tidak perlu memusingkan hal-hal kecil, mereka memiliki lebih banyak waktu untuk berkonsentrasi pada hal-hal yang lebih besar dan lebih penting.  Ini bukan tentang bekerja lebih keras, ini tentang bekerja lebih cerdas, menyelesaikan lebih banyak dengan lebih sedikit stres, dan sedikit usaha.

Waktu Lebih Singkat Untuk Perbaikan

Dengan menyederhanakan saluran manajemen karyawan ke fasilitas, solusi kantor cerdas dapat secara radikal mengurangi waktu dan upaya untuk melaporkan peralatan yang rusak atau hilang.  Pelaporan yang mudah dan mudah menghasilkan perbaikan yang lebih cepat, sesuatu yang akan menguntungkan semua orang.

Teknologi Kantor Cerdas

Ada banyak cara berbeda untuk mempercantik kantor Anda.  Dari tampilan ruang rapat dan sensor pintar hingga solusi responsif lokasi dalam ruangan, kami melihat beberapa opsi berbeda untuk kantor cerdas.

Display Ruang pertemuan

Tampilan ruang rapat adalah layar – biasanya tablet – yang dipasang di luar setiap ruang rapat yang dapat dipesan.  Layar, yang memudahkan karyawan untuk memesan ruang rapat, menjalankan perangkat lunak yang terhubung ke sistem pemesanan kamar.

Sensor Pintar

Sensor pintar adalah sensor yang terhubung ke jaringan yang mendeteksi peristiwa atau perubahan fisik di lingkungan.  Di kantor, sensor pintar biasanya digunakan untuk mengukur CO2, kualitas udara, dan tingkat hunian.

Aplikasi Pemesanan Kamar

Ini mengacu pada aplikasi pemesanan kamar yang sering kali dilengkapi dengan tumpukan perangkat lunak tempat kerja seperti Office 365 atau G-Suite.

Aplikasi Tempat Kerja yanwg Responsif Lokasi

Aplikasi tempat kerja yang responsif terhadap lokasi adalah aplikasi ponsel cerdas yang memanfaatkan pemosisian dalam ruangan untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan hari di kantor bagi karyawan.

Perbandingan Teknologi Kantor Pintar

Ada beberapa pendekatan berbeda untuk teknologi kantor cerdas, mulai dari produk tingkat awal yang belum sempurna hingga solusi yang lebih canggih.

Dasar dari kantor cerdas adalah penggunaan Internet of Things (IoT).  Ini adalah ekosistem cerdas yang mengelola berbagai kondisi kerja dengan bantuan beberapa perangkat yang terhubung.

IoT di kantor pintar dapat dibagi menjadi tiga kategori utama.  Ini adalah- infrastruktur, perangkat rumah cerdas yang digunakan kembali, dan perangkat IoT khusus bisnis.

Teknologi berikut adalah beberapa komponen integralnya yang membantu mengontrol hampir semua hal.

Pilihan Infrastruktur Smart Office

Beberapa pilihan infrastruktur Smart Office yang bisa digunakan untuk meningkatkan kesejahteraan

 1. Meja Pintar Dan Ruang Konferensi / Rapat

Meja pintar meningkatkan berbagai aspek kemudahan, kesejahteraan, dan produktivitas karyawan.  Tergantung pada sistemnya, ini memberikan kondisi yang sesuai untuk postur duduk-berdiri yang baik.

Ini melacak ruang meja terbuka dan dipesan, yang dapat dicari dan dipesan oleh platform pemesanan online.  Ini membantu dalam menemukan karyawan yang berada di berbagai bagian gedung kantor, membuat komunikasi lebih mudah.  Ini lagi-lagi akan tergantung pada mode privasi yang dipilih oleh karyawan.

Demikian pula, ruang konferensi pintar dapat membuat rapat karyawan atau konferensi video jauh lebih nyaman.  Seseorang dapat dengan mudah memantau penggunaan ruang kantor bersama ini dan mempercepat prosedur pemesanan.

 2. Pemantauan Video Modern

Umumnya digunakan untuk mencegah pencurian internal atau untuk tujuan keamanan lainnya, kantor pintar menggunakan teknologi kamera secara meluas.  Ini membantu untuk menganalisis penggunaan ruang kantor dengan tampilan sudut, cahaya, dan fitur zoom yang berbeda.

Fitur layar terbagi membantu memantau lokasi yang berbeda pada satu waktu hanya dari komputer atau smartphone.  Disimpan di cloud, gambar-gambar ini atau data klien apa pun nanti dapat diunduh jika diperlukan.

 3. Ketersediaan Game

Gamification telah memainkan peran penting dalam perusahaan pintar selama bertahun-tahun sekarang.  Baik itu untuk penjualan, orientasi, atau proses lainnya;  perusahaan sekarang tahu pentingnya merancang game mereka dengan benar.

Seringkali kita dapat melihat upaya gamifikasi gagal karena faktor ‘kesenangan paksa’.  Namun, manajer yang cerdas tahu cara menciptakan peluang terbaik dengan alat cerdas.

Aplikasi gamified menyimpan sensor yang membantu penggunanya mengetahui efisiensinya.  Ini memberi karyawan perasaan diri yang lebih baik saat bekerja.  Selain itu, ini juga dapat mendorong pemberian penghargaan dan peluang pengakuan di seluruh kantor.

 4. Kontrol Iklim Dan Pencahayaan Cerdas

Ketika seseorang suka dingin, yang lain suka panas.  Perusahaan merasa sulit untuk menyenangkan setiap karyawan.  Tapi teknologi pintar membuatnya lebih mudah dari sebelumnya.  Karyawan sekarang dapat memiliki pengatur suhu di kantor, menghemat pengeluaran dan energi.

Sistem kontrol iklim yang cerdas mendeteksi preferensi, pola penggunaan, dan mengatur suhu yang sesuai.  Hal ini terbukti secara signifikan meningkatkan moral dan produktivitas karyawan.  Beberapa perusahaan menawarkan termostat cerdas, yang dikontrol dengan browser web atau aplikasi seluler

Demikian pula, seseorang dapat mengatur kendali atas jendela, pintu dan lampu hanya dengan satu ketukan di layar.

5. Peta Lantai

Ini berfungsi sebagai pemandu wisata di dalam gedung perkantoran.  Karyawan atau pengunjung dapat menggunakan peta lantai untuk menavigasi lantai kantor.  Ini membantu mereka dengan mudah menemukan jalan keluar dengan ponsel cerdas mereka.  Seseorang dapat mencari ruang konferensi, aula, atau ruang kantor lainnya dan mendapatkan arah yang sempurna ke tujuan mereka.

6. Program Penghargaan dan Pengakuan Berbasis Cloud

Alat berbasis cloud melakukan lebih dari sekedar pengenalan.  Ini mengubah cara karyawan memberi, menerima, dan mengamati penghargaan dan pengakuan.  Platform ini cepat diimplementasikan, real time dan dapat sepenuhnya disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.

7. Kontrol Suara

Penggunaan kontrol suara tidak hanya membuat segalanya lebih mudah, tetapi juga canggih.  Pembuat asisten digital semakin banyak digunakan secara komersial hari ini.

Seperti kita sudah memiliki Alexa for Business- asisten kantor yang paling terdefinisi dengan baik.  Baik itu memesan ruang konferensi, memulai panggilan telepon, atau mengirim email, Alexa for Business melakukan semuanya dengan perintah suara.

Keakuratan teknologi suara seperti itu luar biasa, menghasilkan peningkatan produktivitas dan pemanfaatan sumber daya.

Share this post

Post Comment