Smart Office atau Kantor Pintar menggunakan teknologi untuk meningkatkan produktivitas dan kolaborasi. Otomatisasi dan teknologi Smart Office juga meningkatkan lingkungan kerja melalui efisiensi energi, keamanan yang ditingkatkan, dan proses perampingan. Dengan memanfaatkan teknologi terhubung dan analitik data untuk memastikan tempat kerja diperlengkapi untuk kebutuhan spesifik setiap tenaga kerja yang unik, Smart Office dapat dengan cepat beradaptasi dan berkembang dengan perusahaan.
Cara Memilih Teknologi Smart Office
Kamera pintu depan yang diaktifkan dengan gerakan. Lemari es yang mengetahui Anda kehabisan telur. Asisten suara yang bisa menjawab hampir semua pertanyaan. Teknologi pintar ada di mana-mana di rumah kita, tetapi kapan terakhir kali kantor Anda menggunakannya? Dengan harapan akan teknologi yang lebih baik dan lebih modern masuk ke tempat kerja, ada solusi praktis, alat, dan pembaruan yang dapat mengubah ruang perusahaan Anda menjadi Smart Office masa depan. Saatnya teknologi kantor Anda bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.
Memilih teknologi yang tepat adalah kunci dalam mengubah Smart Office Anda. Tidak semua solusi Smart Office diperlukan untuk setiap perusahaan, jadi mempertimbangkan kebutuhan organisasi individu Anda penting saat mengoptimalkan ruang dan anggaran untuk peningkatan kantor Anda. Gunakan tips cara merubah kantor menjadi Smart Office ini untuk melihat solusi cerdas mana yang harus Anda pertimbangkan saat memperbarui kantor Anda.
Sistem Keamanan Smart Office
Aspek yang sering diabaikan dari teknologi kantor pintar adalah bagaimana karyawan benar-benar masuk dan keluar gedung. Seberapa pintar kantor Anda jika sistem keamanan Pilih solusi kontrol akses seperti Openpath yang sepenuhnya dapat disesuaikan, memungkinkan integrasi tanpa batas, dan menawarkan keamanan canggih dan canggih.
Pilih sistem keamanan berbasis cloud yang dapat dikelola dari jarak jauh dari satu antarmuka sederhana.
Hemat waktu dan kerumitan dengan metode membuka kunci bebas genggam yang nyaman dari smartphone pengguna.
Visibilitas penuh dari mana saja meminimalkan risiko, dengan fitur akses pengawasan video, integrasi anti-tailgating, dan solusi penguncian.
Kurangi biaya dengan menghilangkan kebutuhan akan kartu kunci, fobs, dan pemeliharaan server di tempat.
Tingkatkan keamanan menggunakan autentikasi dua faktor melalui smartphone pengguna dengan pemindaian sidik jari bawaan dan pengenalan wajah.
Jadikan manajemen pengunjung sederhana dan efektif dengan kredensial tiket tamu seluler yang dapat diakses melalui tautan yang dikirim melalui teks atau email.
Mudah diintegrasikan dengan aplikasi keamanan lain seperti pengawasan video, manajemen direktori, platform komunikasi, dan perangkat lunak pembuat laporan.
Desain ramping yang cocok untuk lingkungan kantor modern.
Manajemen Ruangan Smart Office
Aturan pertama dari Smart Office adalah mengoptimalkan ruang yang Anda miliki. Menginstal platform manajemen rapat dapat membantu tim Anda memanfaatkan ruang dengan lebih baik, bahkan di kantor kecil.
Pantau penggunaan ruangan dan sinkronkan dengan kalender untuk memungkinkan visibilitas penuh dari ruang yang tersedia pada waktu tertentu.
Percepat permintaan pemesanan, kurangi ruang pertemuan pemesanan ganda, dan beri tahu peserta tentang perubahan waktu atau lokasi pertemuan.
Mengakomodasi permintaan katering dan peralatan, semuanya dari satu tempat.
Admin dan TI memiliki visibilitas yang lebih baik tentang jenis peralatan yang akan diinvestasikan, dan cara mengonfigurasi ulang ruang untuk melayani tim dengan lebih baik.
Alat Kolaborasi Smart Office
Di masa ketika pekerjaan jarak jauh semakin umum, memiliki teknologi yang memungkinkan tim Anda untuk berkolaborasi berada di urutan teratas dalam daftar yang harus dimiliki untuk Smart Office.
Gunakan perangkat lunak konferensi video untuk mengakomodasi pekerja jarak jauh dan jadwal perjalanan.
Investasikan kamera web dan peralatan video berkualitas tinggi untuk membuat rapat dan presentasi virtual lebih efektif.
Instal perangkat lunak papan tulis virtual, yang memungkinkan karyawan jarak jauh dan luar lokasi untuk berpartisipasi seperti yang mereka lakukan secara langsung.
Simpan file dan data di server cloud, sehingga tim Anda dapat mengakses apa yang mereka butuhkan dari mana saja. Pastikan Anda dienkripsi untuk keamanan tambahan.
Solusi Energi Cerdas
Mudah menjadi salah satu investasi Smart Office paling efektif yang dapat Anda lakukan, solusi energi modern meningkatkan efisiensi, dan juga mengurangi jejak karbon kantor dengan teknologi utama yang saling menguntungkan.
Investasikan dalam sensor IoT, yang menggunakan deteksi gerakan, inframerah, ultrasonik, gelombang mikro, atau teknologi serupa untuk mengumpulkan data tentang hunian dan penggunaan, memberi Anda wawasan berharga untuk menerapkan strategi teknologi Anda.
Memasang pencahayaan pintar yang secara otomatis menyesuaikan dengan jumlah karyawan di ruang dan tingkat cahaya alami berpotensi mengurangi biaya energi hingga 90 persen.
Sistem Smart HVAC secara otomatis mengatur suhu sesuai dengan pola penggunaan, kalender perusahaan, dan prakiraan cuaca untuk mengonfigurasi cara paling efisien untuk membuat semua orang nyaman saat berada di kantor.
Manajemen Perlengkapan Kantor
Mirip dengan lemari es pintar yang membuat daftar belanjaan untuk Anda, sistem manajemen perlengkapan kantor yang cerdas dapat mengotomatiskan proses pemesanan perlengkapan kantor.
Antarmuka pasokan terpusat memungkinkan pelacakan dan akuntabilitas yang lebih mudah untuk permintaan dan pesanan.
Akses yang lebih baik ke data memungkinkan admin dengan mudah melihat di mana mereka dapat mengurangi biaya di seluruh rantai pasokan.
Gunakan teknologi yang sama untuk mengelola mesin penjual otomatis dan kedai kopi perusahaan agar lebih efisien.
Pasang pembaca kontrol akses untuk membatasi akses hanya ke personel yang berwenang.
Aksesoris Kantor Pintar
Saat akan mengubah tempat kerja menjadi kantor yang cerdas, jangan lupa bahwa itu juga harus terlihat seperti kantor. Investasikan pada perabot kantor baru yang lebih cerdas yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas dan menawarkan fleksibilitas yang lebih besar.
Meja berdiri adalah salah satu perabot kantor yang paling banyak diminta. Model top-of-the-line dapat disesuaikan untuk setiap karyawan, dan diatur untuk bergerak pada interval yang dijadwalkan.
Untuk kantor dengan meja bersama dan pengaturan meja panas, berinvestasilah dalam perangkat lunak meja pintar yang memungkinkan karyawan untuk mencari dan memesan workstation melalui platform terpusat. Platform yang sama melacak penggunaan dan mengingat preferensi juga.
Telepon meja pintar hadir untuk menggantikan telepon rumah usang dengan desain yang ramping dan intuitif, layar sentuh, dan pilihan konektivitas Bluetooth. Jika kantor Anda lebih memilih sambungan telepon rumah daripada model BYOD (bawa perangkat Anda sendiri), satu set telepon desktop modern baru dapat membuat perbedaan.
Daftar Periksa Smart Office
Sebelum mulai meningkatkan setiap bagian teknologi di kantor , penting untuk membuat keputusan yang tepat tentang apa yang dibutuhkan tim, dan pembaruan mana yang harus diprioritaskan. Gunakan daftar periksa ini sebagai panduan untuk merencanakan peningkatan versi Smart Office Anda.
Nilai kebutuhan Anda saat ini. Identifikasi sumber frustrasi terbesar dalam teknologi Anda saat ini. Jika Anda tidak yakin, meminta masukan dari karyawan Anda adalah tempat yang bagus untuk memulai.
Tentukan anggaran Anda. Jika Anda hanya memiliki cukup untuk melakukan satu investasi saat ini, pilih peningkatan yang akan berdampak terbesar pada lingkungan kerja, dan menawarkan penghematan biaya tambahan dalam jangka panjang.
Ingatlah setiap perubahan yang diantisipasi dalam ukuran tenaga kerja Anda. Jika Anda memperkirakan pertumbuhan, relokasi, kantor tambahan, atau bahkan pengurangan staf, pilih teknologi yang cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan tersebut.
Pastikan keamanan kantor Anda optimal. Tidak hanya memiliki sistem keamanan yang berfungsi merupakan masalah hukum, ini membuat karyawan Anda merasa lebih aman di tempat kerja, dan beralih ke sistem kontrol akses seluler dapat menghilangkan tekanan tambahan pada staf administrasi.
